11 tips die ervoor zorgen dat jij niet langer doodmoe raakt van het beeldbellen
Het is één van de meestgehoorde klachten op dit moment: ‘ik word doodmoe van dat beeldbellen!’. Verbaas jij je er ook over dat je juist hiervan zo moe wordt? Zou je dat graag veranderen? Lees dan verder want hieronder vind je ruim 11 tips om vermoeidheid bij het videobellen, zoomen, teamen, facetimen of skypen te voorkomen.
1. Start op tijd
Jij zat natuurlijk ruim op tijd klaar voor je afspraak. Maar nu wil de voorzitter wachten tot de laatste deelnemer ook zover is.
5 Tot 10 minuten lang kijk je naar de hoofden op je beeldscherm terwijl je bedenkt wat je allemaal had kunnen doen met deze tijd. Ergernis. Laat het vanaf vandaag niet meer gebeuren.
Geef vriendelijk aan dat je graag op tijd zou starten. Durf of wil je dat niet? Zet je camera dan even uit en gebruik de vrijgekomen tijd voor een welverdiende pauze of ontspanningsoefening.
2. Voorkom een overvloed aan prikkels
Vergaderkamers zijn niet voor niets saai. Het is immers de bedoeling dat je je op niets anders richt dan je taak, in dit geval je gesprek. In een vergaderruimte was er niets dat je kon afleiden.
Maar nu… Je ziet al je gesprekspartners tegelijk. Je hersenen registreren alle non-verbale communicatie. Op de achtergrond roepen boeken, huisdieren, gezinsleden, excentrieke inrichtingen en persoonlijke voorwerpen stilzwijgend ‘kijk naar mij’. En daarnaast heb je ook nog zo je gedachten over je eigen afbeelding.
Breng de overdaad aan prikkels terug door:
- te zorgen voor een rustige/neutrale achtergrond. Wanneer je kiest voor een virtuele achtergrond, selecteer dan de minst prikkelende
- je omgeving en met name je bureau opgeruimd te houden
- je camera en microfoon uit te zetten wanneer dat mogelijk is
- overige vensters en programma’s te sluiten
3. Vergroot de kans dat het beeldbellen werkt
Een haperende wifi-verbinding, microfoon, camera. Je moet wel heel cool zijn als dat geen enkele ergernis of frustratie oplevert. Neem direct contact op met de ICT-afdeling wanneer er iets hapert of laat je adviseren door een externe vakman m/v.
4. Zorg dat je niet gestoord wordt
Zoek een rustige plek voor het beeldbellen. Laat huisgenoten weten dat je tijdens het beeldbellen niet gestoord wilt worden. Je telefoon zet je natuurlijk even op stil.
5. Beweeg
Bewoog je op kantoor al iets te weinig? En is dat alleen maar minder geworden nu je thuis werkt? Dan is het hoog tijd om een dagelijks rondje door de buurt in te plannen, of een korte work-out of een intensieve huishoudelijke klus. Want dit geeft je weer volop energie.
6. Blijf de baas over je agenda
Geen wonder dat je moe bent wanneer je 4, 5 of zelfs nog meer beeldbelafspraken per dag op je agenda hebt staan. Dat houdt niemand vol! Blijf de baas over je agenda en meld je af voor de minst belangrijke besprekingen.
7. Wees creatief
Beeldbellen is natuurlijk een prachtige alternatieve manier voor live vergaderen. Maar vraag je eens af; Is beeldbellen de enige of meest aangewezen manier voor wat je wilt bereiken? Of kun je het ook af met telefoon, chat of mail? Daarmee kun je het aantal videoconferenties terugdringen.
Of kijk of je het videobellen afwisselender of korter kunt maken. Informeer bijvoorbeeld schriftelijk vooraf, waarna je tijdens het beeldbellen nog slechts een toelichting hoeft te geven. Vraag deelnemers eens hun inbreng over het onderwerp niet mondeling te geven maar in te tikken op de chat. Los eens een denkpauze in – die bijvoorbeeld even buiten doorgebracht kan worden- voordat reacties worden gevraagd. Daarmee maak je het beeldbellen afwisselender, dus minder vermoeiend.
8. Neem pauze
Hoe drukker we het hebben, hoe meer we geneigd zijn om onze pauzes over te slaan. Maar pauzes maken je effectiever en efficiënter. Pauzes voorkomen dat je oververmoeid raakt. Pauzes zijn onontbeerlijk. Hoe harder je werkt, hoe meer pauzes je nodig hebt.
Drink met aandacht een bakje thee of koffie, staar een tijdje naar een kamerplant, droom even weg over wat dan ook, verlaat je werkplek even. Daarna kun je er weer fris tegenaan.
9. Vergader efficiënt
Hoe vaak betrap je jezelf op de gedachte dat de vergadering die je net bijwoonde wel veel tijd kostte maar niet zoveel opleverde? Inefficiënte vergaderingen zijn vaak vergaderingen waarop je je niet hebt kunnen voorbereiden omdat je niet tijdig of zelfs helemaal niet een agenda kreeg of waarbij niet duidelijk was wat er van je verlangd werd.
Zonde van je kostbare energie en tijd. Zeker als je al teveel videobelafspraken in je agenda hebt staan. Bedank dus voor vergaderingen waarop je je niet hebt kunnen voorbereiden doordat je niet tijdig een agenda hebt gekregen waarop per punt staat aangegeven wat het doel is (informeren, besluitvorming, brainstorming etc.).
10. Laat de voorzitter bepalen wie wanneer het woord neemt
Door elkaar praten is er niet meer bij. Zodra twee mensen het woord nemen, verstaat niemand meer iets. In een grotere groep vergt het aardig wat energie om af te tasten wie er nu aan de beurt is voor een inbreng. Vraag in grotere groepen aan de voorzitter om te bepalen wiens inbreng wanneer gewenst is.
11. Spreek niet te luid en let op je houding
Je weet best dat je de afstand tussen jou en de ander(en) niet hoeft aan te roepen. Maar toch….
Wie zit er niet harder te roepen tegen zijn laptop dan strikt noodzakelijk?
Je zult minder vermoeid zijn, voorkomt stemproblemen en bent ook nog eens beter verstaanbaar wanneer je rustig en duidelijk te praat.
Let ook op je houding. Een ontspannen rechte houding voorkomt spanning op je stem, en dus keelklachten. Plaats een laptop desnoods op een stapel boeken om je camera en beeld op de juiste hoogte te krijgen.
Tot slot
Je kunt het natuurlijk niet alleen. Sterker nog, voor sommige van bovenstaande tips ben je helemaal afhankelijk van je gesprekspartners. Daarom nog één laatste tip: Stuur een link van dit blog naar je collega’s;)
Wat werkt voor jou goed? Of heb je nog een aanvulling? Deel het dan met ons door hieronder een reactie te geven.